SK
EN
Elektronická správa dokumentov študijnej agendy
Basic informations
Thematic area: 1. Podpora integrácie a ďalšieho rozvoja informačných systémov vysokých škôl
Project name: Elektronická správa dokumentov študijnej agendy
University: Univerzita Komenského v Bratislave
Condition of project: Nefinancovaný
Average number of receives points: 55,6
Request for grant (€): 195 352,00
Total project budget - including cofinancing (€): 233 529,00
Project ranking of the total number of projects in the given topic: 12/16
Financial grant of MŠVVandŠ SR
| Together | 0,00 |
Target state
| Cieľovým stavom projektu je dosiahnutie plnej automatizácie procesov spojených s prijímaním, spracovaním, evidovaním a archivovaním dokumentov súvisiacich so študijnou agendou prostredníctvom jedného integrovaného systému. Predpokladaný systém bude modulárny, pričom vzniknú moduly elektronickej podateľne a elektronického archívu. Rozhrania budú kompatibilné s internými systémami Univerzity Komenského, jej dátovou zbernicou, autentifikačnými systémami, akademickým informačným systémom, knižničným informačným systémom, systémom evidencie záverečných prác a tiež s rezortnými informačnými systémami (CRŠ, CRZ, CRZP, CREPČ). Implementácia projektovaného systému zjednoduší komunikáciu uchádzačom o štúdium, študentom, absolventom, akademickým a administratívnym pracovníkom. V neposlednom rade aj zjednoduší a znormalizuje komunikáciu s rezortnými orgánmi. Používanie tohto systému ušetrí mnoho hodín ľudskej práce, pričom štandardizáciou procesov aj zníži chybovosť spôsobenú ľudským faktorom. Tým, že systém bude zahŕňať aj štandardizovaný workflow, odstráni sa problém nedodržiavania termínov pri vybavovaní agendy. |
Evaluation 1
| Kritérium 1 – integrácia na iné informačné systémy rezortu |
|---|
|
10 základ 6b |
| Kritérium 2 – Spôsob zabezpečenia implementácie |
|
7 Aktivity projektu sú rozdelené medzi vlastný riešiteľský tím (so širokými odbornými kompetenciami) a dodávateľa produktu/technológie, jadro tímu tvoria interní zamestnanci UK + doplnenie študentmi (9i:6š). |
| Kritérium 3 – Vplyv a dôležitosť projektu |
|
7 Reálny vplyv projektu je lokálny. Využiteľnosť riešenia ePodateľňa/eArchív pre ďalšie VŠ je možný ale: |
| Kritérium 4 – Konzistentnosť projektu |
|
20 Ciele projektu adekvátne zodpovedajú riešeniu súčasného stavu. Transparentne popísané aktivity a rozpočet zodpovedajúce navrhovanému riešeniu. Odhad nákladov zodpovedá realite. + spolufinancovanie |
| Kritérium 5 – Ciele projektu |
|
20 Jednotlivé aktivity majú kvantifikované merateľné ciele a majú jasný vzťah k cieľovému stavu |
| Kritérium 6 - Harmonogram projektu |
|
5.00 Trvanie aktivít A1 aj A2 je od podpisu zmluvy o financovaní do 31.12.2014. Sú identifikované a popísané konkrétne realizačné činnosti a ich následnosti, chýba k nim detailnejšie časovanie, harmonogram je však transparentný a v tomto štádiu postačujúci. |
| Kritérium 7 – Skúsenosti zodpovednej osoby |
|
5 ZO + vlastný riešiteľský tím plne kompetentný pre realizáciu IT projektu (odbornosť aj riadenie) . |
| Total points |
| 74.00 |
| Overall comment |
| Dobrý projekt s vysokou pravdepodobnosťou úspešnosti. Projekt však nie je zameraný na integráciu a jeho využiteľnosť pre iné VŠ je obmedzená. Rozpočet a harmonogram rozumne nastavený |
| Draft amending budget |
| nie |
| Recommendation |
|
finance
Comment - the conditions under which I recommend financing nemám |
Evaluation 2
| Kritérium 1 – integrácia na iné informačné systémy rezortu |
|---|
|
15 Ťažisko návrhu projektu spočíva vo vybudovaní ePodateľne a archívu |
| Kritérium 2 – Spôsob zabezpečenia implementácie |
|
6 Projekt nerieši primárne integráciu na centrálne informačné systémy. |
| Kritérium 3 – Vplyv a dôležitosť projektu |
|
3 Vplyv projektu je lokálny, len na podávajúcu vysokú školu. |
| Kritérium 4 – Konzistentnosť projektu |
|
5 Rozpočet presahuje možnosti realizácie z finančných prostriedkov rozvojových projektov. |
| Kritérium 5 – Ciele projektu |
|
0 Ciele projektu nespĺňajú primárne integráciu na centrálne informačné systémy. |
| Kritérium 6 - Harmonogram projektu |
|
0.00 Návrh projektu neobsahuje harmonogram riešenia projektu. |
| Kritérium 7 – Skúsenosti zodpovednej osoby |
|
5 Zodpovedná osoba má organizačné skúsenosti a potrebné odborné znalosti. |
| Total points |
| 34.00 |
| Overall comment |
| Návrh projektu plne nezodpovedá cieľom témy č. 1 rozvojových projektov. |
| Draft amending budget |
| Rozpočet vzhľadom na možnosti rozvojových projektov je značne vysoký. Návrh projektu nedostatočne špecifikuje čo za dané finančné prostriedky sa bude realizovať (vývoj softvéru, možnosti použitia existujúcich produktov a podobne). |
| Recommendation |
|
finance
Comment - the conditions under which I recommend financing Viď predošlé. |
Evaluation 3
| Kritérium 1 – integrácia na iné informačné systémy rezortu |
|---|
|
10 Projekt sa nezameriava na integráciu s centrálnymi IS. Z časti je možné predpokladať, že toto bude vyriešené v rámci iných IS, ktoré univerzita používa. V cieľovom stave sa síce uvádza integrácia na rezortné IS, ale v opise aktivít a cieľoch nebola identifikovaná. Projekt má potenciál na úsporu nákladov na administratívu a archiváciu, budovaním inštitúcie bez papierov. |
| Kritérium 2 – Spôsob zabezpečenia implementácie |
|
8 Podstatné moduly budú zabezpečené externe. Je možné predpokladať, že nákup riešenia a jeho konfigurácia podľa požiadaviek univerzity je efektívnejšia ako jeho vývoj vlastnými kapacitami, i keď univerzita by mala mať odborný potenciál v tejto oblasti. Špecifikácia a aktualizácia sa predpokladá internými kapacitami, v malej miere zabezpečenie študentmi. |
| Kritérium 3 – Vplyv a dôležitosť projektu |
|
10 Projekt bude kostumizovaný na potreby univerzity, jeho využitie inými vysokými školami bez dodatočných nákladov je otázne (aj keď sa predpokladá využívanie open source riešení). Keďže podstatná časť projektu je zameraná na elektronizáciu študijnej agendy, je otázne, či by nebolo vhodnejšie sa zamerať na nadstavbu AIS2, a tento následne implementovať v rámci všetkých vysokých škôl používajúcich tento systém. |
| Kritérium 4 – Konzistentnosť projektu |
|
15 Projekt vychádza z dlhodobého zámeru vysokej školy. Aktivity majú logický sled, sú pomenované očakávané výstupy jednotlivých fáz. Sú predpokladané postupy na minimalizáciu rizika. Nie je jasný súlad opisu cieľového stavu s aktivitami (oblasť integrácie na centrálne IS), keďže projekt je zameraný primárne na elektronizáciu administratívy v študijnej oblasti. V rámci rozpočtu a komentárov sú uvedené sumy, ktoré sa v celej miere majú financovať z dotácie, ale súčasne je k nim aj spolufinancovanie. Rozpočet v tabuľke tak nie je konzistentný s komentárom k nemu. |
| Kritérium 5 – Ciele projektu |
|
9 Predpokladané úspory nie sú kvantifikované, ciele sú vyhodnotiteľné na úrovni áno/nie. |
| Kritérium 6 - Harmonogram projektu |
|
3.00 Nie je špecifikovaný, opis postupu prác, spôsob riadenia je predpokladom, že do konca roku 2014, by mohol byť projekt naplnený. |
| Kritérium 7 – Skúsenosti zodpovednej osoby |
|
4 Nie je jasná pozícia zodpovednej osoby a jej kompetencie rozhodovať. Skúsenosti s projektmi sú relevantné. Opísaný spôsob riadenia projektu vytvára predpoklad, že aj bez formálneho postavenia zodpovednej osoby, bude zabezpečené napredovanie projektu. |
| Total points |
| 59.00 |
| Overall comment |
| Projekt sa zaoberá relevantnou témou so značným potenciálom, žiaľ skôr s lokálnym vplyvom a s nízkou prioritou z hľadiska témy výzvy. |
| Draft amending budget |
| Rozpočet je potrebné znížiť o duplicitné položky, ktoré sa mali financovať aj z dotácie aj spoluúčasťou vysokou školou. |
| Recommendation |
|
to be financed on condition
Comment - the conditions under which I recommend financing odstránenia duplicity, zvážiť podmienenie jasnou väzbou na AIS2 a možnosti implementácie na ostatných vš |