Elektronická správa dokumentov študijnej agendy

základ 6b
projekt primárne nerieši integráciu, jedná sa o vytvorenie nového IS pre UK (ePodateľňa, eArchív).
+2b
súčasťou projektu sú aj integrácie na interné a externé IS vrátane rezortných IS (CRŠ, CRZ, CRZP, CREPČ).
+2b
projekt zvyšuje efektívnosti iných činností vysokej školy.

Aktivity projektu sú rozdelené medzi vlastný riešiteľský tím (so širokými odbornými kompetenciami) a dodávateľa produktu/technológie, jadro tímu tvoria interní zamestnanci UK + doplnenie študentmi (9i:6š).

Reálny vplyv projektu je lokálny. Využiteľnosť riešenia ePodateľňa/eArchív pre ďalšie VŠ je možný ale:
- vytvorená funkčnosť nie je automaticky prenositeľná
- prenositeľnosť je čiastočná a každá VŠ si musí zabezpečiť implementáciu a modifikácie pre vlastné potreby
- výstupy a riešenia z UK môžu pomôcť znížiť náklady a uľahčiť implementáciu ďalším VŠ, ale nie je ich možné aplikovať ako rollout

Ciele projektu adekvátne zodpovedajú riešeniu súčasného stavu. Transparentne popísané aktivity a rozpočet zodpovedajúce navrhovanému riešeniu. Odhad nákladov zodpovedá realite. + spolufinancovanie

Jednotlivé aktivity majú kvantifikované merateľné ciele a majú jasný vzťah k cieľovému stavu

Trvanie aktivít A1 aj A2 je od podpisu zmluvy o financovaní do 31.12.2014. Sú identifikované a popísané konkrétne realizačné činnosti a ich následnosti, chýba k nim detailnejšie časovanie, harmonogram je však transparentný a v tomto štádiu postačujúci.
Projekt identifikuje aj riziká a tiež Opatrenia na ich minimalizáciu.
Harmonogram je posúdený ako realizovateľný a koniec projektu naplánovaný do 31.12.2014 je splniteľný.

ZO + vlastný riešiteľský tím plne kompetentný pre realizáciu IT projektu (odbornosť aj riadenie) .

Komentár – podmienky za ktorých odporúčam financovať

Ťažisko návrhu projektu spočíva vo vybudovaní ePodateľne a archívu

Projekt nerieši primárne integráciu na centrálne informačné systémy.

Vplyv projektu je lokálny, len na podávajúcu vysokú školu.

Rozpočet presahuje možnosti realizácie z finančných prostriedkov rozvojových projektov.

Ciele projektu nespĺňajú primárne integráciu na centrálne informačné systémy.

Návrh projektu neobsahuje harmonogram riešenia projektu.

Zodpovedná osoba má organizačné skúsenosti a potrebné odborné znalosti.

Komentár – podmienky za ktorých odporúčam financovať

Projekt sa nezameriava na integráciu s centrálnymi IS. Z časti je možné predpokladať, že toto bude vyriešené v rámci iných IS, ktoré univerzita používa. V cieľovom stave sa síce uvádza integrácia na rezortné IS, ale v opise aktivít a cieľoch nebola identifikovaná. Projekt má potenciál na úsporu nákladov na administratívu a archiváciu, budovaním inštitúcie bez papierov.

Podstatné moduly budú zabezpečené externe. Je možné predpokladať, že nákup riešenia a jeho konfigurácia podľa požiadaviek univerzity je efektívnejšia ako jeho vývoj vlastnými kapacitami, i keď univerzita by mala mať odborný potenciál v tejto oblasti. Špecifikácia a aktualizácia sa predpokladá internými kapacitami, v malej miere zabezpečenie študentmi.

Projekt bude kostumizovaný na potreby univerzity, jeho využitie inými vysokými školami bez dodatočných nákladov je otázne (aj keď sa predpokladá využívanie open source riešení). Keďže podstatná časť projektu je zameraná na elektronizáciu študijnej agendy, je otázne, či by nebolo vhodnejšie sa zamerať na nadstavbu AIS2, a tento následne implementovať v rámci všetkých vysokých škôl používajúcich tento systém.

Projekt vychádza z dlhodobého zámeru vysokej školy. Aktivity majú logický sled, sú pomenované očakávané výstupy jednotlivých fáz. Sú predpokladané postupy na minimalizáciu rizika. Nie je jasný súlad opisu cieľového stavu s aktivitami (oblasť integrácie na centrálne IS), keďže projekt je zameraný primárne na elektronizáciu administratívy v študijnej oblasti. V rámci rozpočtu a komentárov sú uvedené sumy, ktoré sa v celej miere majú financovať z dotácie, ale súčasne je k nim aj spolufinancovanie. Rozpočet v tabuľke tak nie je konzistentný s komentárom k nemu.

Predpokladané úspory nie sú kvantifikované, ciele sú vyhodnotiteľné na úrovni áno/nie.

Nie je špecifikovaný, opis postupu prác, spôsob riadenia je predpokladom, že do konca roku 2014, by mohol byť projekt naplnený.

Nie je jasná pozícia zodpovednej osoby a jej kompetencie rozhodovať. Skúsenosti s projektmi sú relevantné. Opísaný spôsob riadenia projektu vytvára predpoklad, že aj bez formálneho postavenia zodpovednej osoby, bude zabezpečené napredovanie projektu.

Komentár – podmienky za ktorých odporúčam financovať