Zvýšenie efektívnosti riadenia UCM zavedením elektronických procesov

Projektový zámer je jasne zdokumentovaným nástrojom na dosiahnutie cieľa v súlade so strategickým dokumentom DZ UCM na roky 2014-2020, a logicky nadväzuje ná následnosť plnenia jednotlivých cieľov.

Jedná sa špecializované riešenie efektivity registratúry, ktoré síce nemá komlexnejšie súvislosti ale je jasne zadefinovaný jeho rozvoj a konzistencia na ďalšie nadväzné procesy a funkcionality. Chýba tam zohladnenie dopadov zákona 305/2013 o e-governmente, ktorého dopady bude musieť registratúrny IS zahrňovať už v čase implementácie (integrácia na elektronickú schránku, podateľnu, prijímanie elektronických úradných podaní a vydávanie rozhodnutí, archivácia elektronických úradných dokumentov). Projekt v navrhovaných termínoch považujem za uskutočniteľný. UCM je verejná VŠ a preto sa na ňu vzťahujú povinnosti zákona 305/2013 o e-governmente.

Rozpočet je jasne štruktúrovaný a transparentný. Výhrady: chýba mi tam položka na elektronický archív dokumentov (rieši sa len fyzický archív). Zavedením povinnosti spracovávať elektronické podania a rozhodnutia (vid 305/2013) budú pre UCM výrazne narastať elektronické úradné dokumenty na úkor papierových. Tiež treba počítať s integráciami na moduly UPVS (NASES) ktoré su zo zákona povinné používať, tie treba vyžadovať v rámci obstarania IS registratúry.

Je jasne definované obsadenie projektu, zodpovednosť rolí a dokladovaná kompetentnosť osôb. Chýbajú informácie o spôsobe a procesoch riadenia projektu a použitých štandardoch, identifikácia rizík a ich minimalizácie.

Hodnota projektu a jeho efektívnosť splnuje požiadavky definovaného ciela. Ukazovatele KPI sú korektne nastavené. Projekt musí však dať väčší dôraz na to že je potrebné elekronizovať nielen procesy a evidenciu ale aj samotné dokumenty. Je potrebné počítať aj s problematikou používania zaručeného elektronického podpisu ZEP.

projekt sa týka špecifického pracoviska vysokej školy (registratúry), ktorého služby ale využívajú využívajú všetky súčastí vysokej školy takže sa sekundárne týka aj ich

0 – projekt nerozpočtuje kapitálové výdavky na debarierizáciu akademického prostredia

0 – projekt sa nezaoberá zlepšením uplatniteľnosti absolventov vysokej školy na trhu práce

4 – nosnou témou projektu je zvýšenie efektívnosti inštitúcie v jednej konkrétnej oblasti, a po úspešnej implementácií je možné očakávať relevantnú úsporu s ohľadom na náklady projektu

Ukazovatele KPI sú zmyslupné na meranie cieľa

Projektový zámer je jasne vymedzený a zdokumentovaný.
Po doplnení pripomienok ohladom dopadov zákona 305/2013 odporúčam na realizáciu.

Projekt priamo nadväzuje na dlhodobý zámer, avšak to, či pojde o efektívny systém registratúry, je otvorené a z opisu plánovaných aktivít sa to dá len ťažko určiť.

Projekt má dve aktivity, elektronizácia registratúry a vybudovanie klasického dokumentového archívu. Potenciál elektronizácie ostáva nevyužitý – keďže nie je jasné, či pojde o elektronizáciu celej dokumentácie (čiže faktúry, listy a pod.), a teda ušetrenie na papieri – z projektu nie je jasné, aké typy dokumentov sa budú spracúvať v rámci systému za 275 000 € (napr. zmluvy explicitne nie sú súčasťou). Otázkou je, že ak má systém fungovať pre celú univerzitu, prečo len na podateľňu je naplánovaná IT technika, a veľmi otáznym je, či celouniverzitný registratúrny systém s množstvom dokumentov a stavov ich spracovania, bude fungovať na bežnom serveri za cca 3 000 € (odpočítajúc zo 6000 € IT vybavenie pre podateľňu)

Ťažko posúdiť efektívnosť vynaložených prostriedkov, keďže nie je jasné, o aký rozsah elektronickej registratúry pôjde, čo sa od systému očakáva (či len metainformácia o dokumentoch, alebo aj elektronická archivácia dokumentov) a pod. Zároveň je zrejme očakávanie, že pôjde o registratúrny systém na kľúč (aj keď nie je známe, z čoho predkladateľ vychádzal pri určení predpokladanej ceny softvéru). Zároveň treba podotknúť, že server nebude súčasťou bežných výdavkov, ale kapitálových. Rovnako aj investície do priestorov sa nedajú posúdiť, keďže sú uvedené v jednej položke, bez uvedenia kalkulácie predpokladanej ceny (žiadna jednotková cena).

Nie sú uvedené riziká a ich predchádzanie alebo eliminácia. Zatiaľ nie je jasné, ako je škola pripravená na implementáciu (viaceré komentáre k predošlým kritériám poukazujú na otvorené otázky pri implementácii).

Projekt by potenciálne bol prínosný, ale nie je jasné, ako je škola pripravená na implementáciu (viaceré komentáre k predošlým kritériám poukazujú na otvorené otázky pri implementácii). Ukazovatele sú naplánované v súlade s projektom.

Hodnotené podľa orientačnej indikatívnej škály vo výzve s prihliadnutím na špecifiká projektu.

Hodnotené podľa orientačnej indikatívnej škály vo výzve s prihliadnutím na špecifiká projektu.

Hodnotené podľa orientačnej indikatívnej škály vo výzve s prihliadnutím na špecifiká projektu.

Hodnotené podľa orientačnej indikatívnej škály vo výzve s prihliadnutím na špecifiká projektu.

K merateľným ukazovateľom sa vyjadrujem v rámci kritéria "Hodnota projektu".

-

Zámer projektu je možné vnímať ako súladný s dlhodobým zámerom vysokej školy, samotná koncepcia dlhodobého zámeru v tejto oblasti je však všeobecná a široká, a prakticky je pod ňu možné uviesť široký zoznam aktivít.

Projekt uvažuje širokú škálu aktivít spojených s jeho cieľmi. Od samotnej analýzy, implementácie, podporných činností ako verejné obstarávanie, zaškolenie zamestnancov, vytvorenie príručiek pre udržatelnosť riešenia a pod. Prehľadnosti projektu by prospelo, ak by aktivity boli rozdelené do samostatných aktivít, keďže v projekte sa pod jednou aktivitou uvádzajú viaceré samostatné aktivity.
Slabšie je to s previazaním aktivít na rozpočet projektu a merateľné ukazovatele. Z komentárov k rozpočtu nie je zrejmé, že by boli pokryté všetky kroky, alebo by sa uvažovalo o nákladoch na ne, resp. akým spôsobom majú byť zabezpečené.

Nie je jasné, ako bol zostavený rozpočet pre jednotlivé položky. Nerozpočtujú sa náklady (a ani sa neuvádza spôsob ich zabezpečenia) v prípade školení zamestnancov (nie je tak jasné, či za to bude zodpovedať dodávateľ IS alebo interná kapacita). ani sa neuvádza, že by bol uskutočnený prieskum trhu, či predbežná kalkulácia / projektová dokumentácia.

Do projektu sú zapojení relevantní aktéri, či už zodpovední celkovo za správu registratúry, ako aj za útvary, ktoré primárne spracúvajú registratúru univerzity. Nie je jasné líderstvo vedenia univerzity.

Projekt sa zameriava na zabezpečenie podmienok pre agendu, ktorú je vysoká škola povinná tak, či tak zabezpečovať. V súčasnosti by sa už skôr očakávalo, ak by cieľom projektu bolo úplné odbúranie papierovej agendy a úplná elektronizácia registratúry. Rovnako nie je jasná zmena, ktorá by mala nastať v procesoch v rámci univerzity.

Projekt by mal vplyv na všetky súčasti univerzity, univerzita má v súčasnosti 4 fakulty.

nejde o taký prípad

nejde o taký prípad

cieľové indikátory sa nezaoberajú, ako sa znížia náklady na správu registratúry - výstupy, sú len predpokladané nejaké vstupné ukazovatele ako počet spracovaných dokumentov. O zvýšení efektivity nevypovedá ani počet nových regálov na uloženie registratúry.

Zvolené merateľné ukazovatele nevypovedajú o efektivite/úsporách, ktoré by mal projekt priniesť. nie je známy podiel elektronicky spracovaných záznamov na celkovom počte záznamov, rovnako z projektu a ukazovateľov nie je jasné, či ide o plnú elektronizáciu záznamov alebo len ich identifikačných údajov.

Projekt je skôr o riešení základnej činnosti univerzity, ktorá jej vyplýva zo zákona o registratúre. Rozvojový potenciál je sporný, nedostatočne opísaný. Digitalizácia agendy by pritom mohla byť vysoko relevantným cieľom rozvojového projektu, s čím ale súvisí širšia informatická podpora procesov, riadenia a pod.