Implementácia softvérov a hardverov pre kompatibilitu s informačnými systémami vo vysokoškolskom prostredí

Basic informations

Thematic area: 1. Podpora integrácie a ďalšieho rozvoja informačných systémov vysokých škôl

Project name: Implementácia softvérov a hardverov pre kompatibilitu s informačnými systémami vo vysokoškolskom prostredí

University: Hudobná a umelecká akadémia Jána Albrechta - Banská Štiavnica, s. r. o., odborná vysoká škola

Condition of project: Nefinancovaný

Average number of receives points: 63,0

Request for grant (€): 27 270,00

Total project budget - including cofinancing (€): 27 270,00

Project ranking of the total number of projects in the given topic: 8/16

Financial grant of MŠVVandŠ SR

Together 0,00

Target state

Ako optimálne riešenie pre školu – aj vzhľadom k veľkosti inštitúcie, počtu pracovníkov a študentov –   považujeme dobudovanie knižničného systému a evidencie publikačnej a umeleckej činnosti zakúpením nových modulov a prispôsobením funkčnosti tak, aby spoľahlivo pokryl administratívnu agendu školy, vylúčilo sa duplicitné spracovávanie údajov a zabezpečil sa bezproblémový export údajov do centrálnych registrov. Systém bude obsahovať register študentov, v ktorom sa evidujú údaje pre potreby školy a aj poskytujú údaje do centrálneho registra, register zamestnancov školy, pedagogických a vedeckých pracovníkov, prepojený na publikačnú a umeleckú činnosť s databázou autorít. Údaje sa budú poskytovať do centrálneho registra pracovníkov aj centrálneho registra publikačnej a umeleckej činnosti, knižničný fond a register záverečných prác študentov. Agendu knižnice, narábanie s fondom, výpožičky, evidenciu a revíziu uľahčia systémy pre identifikáciu dokumentov  a snímače. Systém zároveň bude obsahovať modul, ktorý umožní vypracovanie rozvrhov a plánovanie využitia výučbových a cvičných miestností (špecifikum hudobného vzdelávania je potreba študentom poskytnúť cvičné priestory, ktoré si budú môcť online systémom sami objednávať a plánovať). Dokumenty a údaje budú sprístupnené v rámci on-line katalógov školy, stupeň sprístupnenia bude zabezpečený autorizáciou a autentifikáciou používateľov. Študenti budú pristupovať cez svoj súkromný profil, kde popri údajoch akademického informačného systému môžu sledovať výpožičky, rezervovať dokumenty, predlžovať výpožičky, aktualizovať niektoré údaje svojho profilu. Verejný profil pracovníkov bude zobrazovať publikačnú a umeleckú činnosť, pre registrovaných používateľov aj s prepojením na plné texty. Podobne katalóg knižnice bude prepojený na register záverečných prác študentov.Prepojením systémov sa zabezpečí dostupnosť informácií a dokumentov v jednotnom používateľskom rozhraní, unifikovanosť, bezpečnosť a validácia údajov.

 

Evaluation 1

Kritérium 1 – integrácia na iné informačné systémy rezortu
15

Rozsah návrhu projektu je v súlade s témou1 - Podpora integrácie a ďalšieho rozvoja informačných systémov vysokých škôl. Vzhľadom na orientáciou školy je v mnohom odkázaná na komerčné a externé riešenia.

Kritérium 2 – Spôsob zabezpečenia implementácie
8

Nakoľko sa jedná o značný rozsah prác, bolo by vhodné pred vlastnou realizáciou podrobnejšie projekčné spracovanie.

Kritérium 3 – Vplyv a dôležitosť projektu
20

Z hľadiska školy realizácia projektu je podmienkou splnenia dqaných právnych predpisov na spracovanie a poskytovanie informácií.

Kritérium 4 – Konzistentnosť projektu
16

Návrh projektu jasne popisuje hlavné etapy riešenia. Vzhľadom na orientáciou školy je v mnohom odkázaná na komerčné a externé riešenia.

Kritérium 5 – Ciele projektu
18

Ciele návrhu projektu sú dostatočne definované.

Kritérium 6 - Harmonogram projektu
5.00

Navrhnutý harmonogram riešenia projektu pokiaľ sa nevyskytnú mimoriadne okolnosti je reálny.

Kritérium 7 – Skúsenosti zodpovednej osoby
4

Zodpovedný riešiteľ proklamuje v návrhu projektu dostatočné organizačné skúsenosti. Nie je zrejme, či škola zamestnáva odborne zdatného pracovníka ako investorský dozor alebo to bude riešiť externým pracovníkom.

Total points
86.00
Overall comment
Vzhľadom na predošlé odporúčam projekt prijať.
Draft amending budget
Nemám pripomienku.
Recommendation
finance

Comment - the conditions under which I recommend financing

Nemám pripomienku.

Evaluation 2

Kritérium 1 – integrácia na iné informačné systémy rezortu
15

Vysoká škola priamo pomenovala neexistenciu integrácie na centrálne informačné systémy a týmto projektom plánuje túto situáciu vyriešiť.

Kritérium 2 – Spôsob zabezpečenia implementácie
5

Úloha zamestnancov vysokej školy zodpovedá netechnickému zameraniu vysokej školy. Predpokladá sa, že väčšinu IT aktivít riešia s externým tímom a dodávateľmi.

Kritérium 3 – Vplyv a dôležitosť projektu
13

Vplyv projektu je lokálny len na podávajúcu vysokú školu a výsledok projektu nie je možné použiť na inej vysokej škole. Dôležitosť projektu spočíva v zjednodušení celej administratívnej agendy školy.

Kritérium 4 – Konzistentnosť projektu
10

Projekt má priamu väzbu na dlhodobý zámer vysokej školy. Aktivity projektu sú jasne popísané a kalkulácia položiek rozpočtu je dostatočne vysvetlená, ale podľa praktických skúseností veľmi podhodnotená v nákladoch na programátorské práce, ktorým bude chýbať dôsledná analýza a následné testovanie. Obávam sa, že pri dodávateľskom riešení a pri danom rozpočte sa nedosiahnu ciele projektu a plnú integráciu s centrálnymi registrami.

Kritérium 5 – Ciele projektu
10

Opisy aktivít projektu majú jasne určené ciele a konkrétnym ukazovateľom o naplnení projektu môže byť celková budúca úspora finančných a časových nákladov. Jednotlivé aktivity smerujú k dosiahnutiu tohto cieľa a väčšinu nie je možné kvantifikovať, ale je možné vyhodnotiť splnené/nesplnené.

Kritérium 6 - Harmonogram projektu
5.00

Jednotlivé aktivity sú v logickom slede, vzájomne na seba nadväzujú a je na ne vytvorený dostatočný čas.

Kritérium 7 – Skúsenosti zodpovednej osoby
3

Zodpovedná osoba má dostatok skúseností s riadením projektov ale nie s implementáciou software a hardware. Z popisu nie je jasné, či škola ma dostatočne skúsených odborníkov.

Total points
61.00
Overall comment
Vzhľadom na zameranie školy nie je jednoduché dodržiavať a plniť právne predpisy a smernice na spracovanie a poskytovanie dát do centrálnych registrov a informačných systémov a preto je vhodné podporiť iniciatívu riaditeľky Centra pre vývoj a výskum v oblasti vedy a umenia, pokiaľ má MŠVVŠSR záujem o integrácie zo všetkých existujúcich aj novovznikajúcich akademických informačných systémov.
Draft amending budget
Obávam sa, že pri dodávateľskom riešení a pri danom rozpočte a nákladoch na vývoj, ktorým bude chýbať dôsledná analýza a následné testovanie sa nedosiahnu ciele projektu a plnú integráciu s centrálnymi registrami, navrhujem dôslednejšie analyzovať a upraviť tieto náklady po komunikácii so skúsenými dodávateľmi podobných riešení.
Recommendation
to be financed on condition

Comment - the conditions under which I recommend financing

viď návrh na úpravu rozpočtu

Evaluation 3

Kritérium 1 – integrácia na iné informačné systémy rezortu
14

Projekt sa zaoberá integráciou na základené registre v oblasti vysokého školstva (CRS, REGZAM, CREUC, CREPC), nerieši integráciu na portál vysokých škôl. Z opisu projektu vyplýva, že ide o rozširovanie existujúceho knižničného inforamčného systému. Projekt nerieši oblasť akreditácie, keďže ide o relatívne malú vysokú školu, je otázne, či by náklady na takúto podporu boli efektívne. Vo viacerých oblastiach ide o vytváranie nových funkcionalít, ktoré v súčasnosti neexistujú. Z hľadiska integrácie na centrálne IS ide skôr o vytváranie formulárov, ako elektronizáciu procesov v rámci vysokej školy, ktorej výstupom by boli vstupy do centrálnych systémov, skôr sa to javí ako vytváranie formulárov na user-friendly prípravu XML pre jednotlivé systémy, čo nie je možné považovať za skutočnú integráciu.
Tým, že ide o tvorbu nového systému, nie je možné ani v budúcnosti predpokladať zdieľanie nákladov na upgrade systému, čo vytvára predpoklad ďalšej neefektivity.

Kritérium 2 – Spôsob zabezpečenia implementácie
5

Z hľadiska zamerania školy je riešenie cez externú dodávku služieb relevantné. Aktivity nie sú dostatočne popísané, skôr je popísané očakávané riešenie, ako spôsob ako sa k nemu dopracovať. V rámci harmonogramu projektu sa predpokladá zakúpenie štandardných modulov, nie je známe, že by rozhrania na evidenciu študentov a priebehu štúdia, či zamestnaneckých pomerov, boli už existujúce v ďalších systémoch, skôr je predpoklad potreby ich vývoja, čomu nezodpovedá harmonogram aktivít.

Kritérium 3 – Vplyv a dôležitosť projektu
10

Projekt je dôležitý pre zabezpečenie plnení povinností vysokej školy voči centrálnym registrom. Nie je predpoklad jeho využiteľnosti inými vysokými školami, aj keď žiadateľ to uvádza. Je možné predpokladať len, že používanie ďalšou vysokou školou by bolo len v prípade zakúpenia licencie.

Kritérium 4 – Konzistentnosť projektu
10

Projekt vychádza z dlhodobého zámeru vysokej školy. V rozpočte sa predpokladajú aj náklady na podklady pre akreditáciu, nie je tu jasná väzba na ciele a aktivity. V projekte sa spomína 10 ročná podpora, nie je jasné, či je to aj súčasťou rozpočtu, keďže projekt má skončiť do konca roka 2014, pričom náklady na aktualizáciu sú v rozsahu tvorby niektorých modulov. Na to, že ide o vytvorenie komplexného IS na evidenciu študentov, zamestnancov, záverečných prác, umeleckých a publikačných výstupov, ... je rozpočet projektu nízky, je tu riziko, že nie je jasne naformulované zadanie a v rámci realizácie by vznikol problém s potrebou na obmedzené zdroje, alebo riešenie by nezabezpečilo relevantné zefektívnenie procesov.

Kritérium 5 – Ciele projektu
0

Nie sú uvedené konkrétne ukazovatele. Ani vo všeobecnej rovine nebude jednoznačne možné vyhodnotiť naplnenie zámeru - zefektívnenie procesov a úspora času zamestnancov, keďže sa javí len že výstupom bude vytvorenie formulárov, nie podpora procesov.

Kritérium 6 - Harmonogram projektu
1.00

Harmonogram je odvážny, s ohľadom na rozsah predpokladanej implementácie a vývoja nových funkcionalít externým dodávateľom. Je možné predpokladať, že v čase predpokladaného nasadenia bude možné najskôr uzavrieť analýzy a špecifikácie. Nejasná je aj predpokladaná aktualizácia ďalších desať rokov. Otázne je aj vysporiadanie sa s verejným obstarávaním.

Kritérium 7 – Skúsenosti zodpovednej osoby
2

Zodpovedná osoba má skúsenosti s viacerými riadiacimi pozíciami, skúsenosť s takýmto typom projektu nie je zrejmá. Ako štatutár žiadateľa má jasný vplyv na úspešnosť projektu zo strany vysokej školy. Nie je jasné zabezpečenie IT odbornosti interným zamestnancom vysokej školy.

Total points
42.00
Overall comment
Projekt rieši základné funkcionality evidovania údajov vo vzťahu k centrálnym systémom. Tieto mali byť vyriešené už pri vzniku vysokej školy. S ohľadom na významne lokálny aspekt projektu, nejasnosť výstupov je financovanie projektu navyše bez spolufinancovania zo strany vysokej školy vysoko otázne.
Draft amending budget
Požadovať konkrétnejšie ciele, a záväzok dofinancovania z vlastných zdrojov.
Recommendation
to be financed on condition

Comment - the conditions under which I recommend financing

Jasný záväzok vysokej školy na dofinancovanie nákladov na implementáciu nad rámec poskytnutej dotácie.

Filter

Filter