Zvýšenie efektívnosti fungovania Ekonomickej univerzity v Bratislave – elektronizácia procesov

Strategický dokument na ktorý sa zámer odvoláva bol spracovaný primárne pre obdobie 2011-2015, takže formálne sa vychádza z neaktuálnych podkladov. Update nie je k dispozícii ani nadväzujúci akčný plán alebo iný strategický dokument na napĺňanie zámerov dlhodobého zámeru vrátane vyjadrenia cieľov prostredníctvom merateľných ukazovateľov.

Projekt je značne komplexný ale s veľmi problematickou konzistenciou. V jednom projekte sa realizujú riešenia od konektivity, infraštruktúry, integrácií, aplikačných riešení až po procesy IT prevádzky, mnohé riešenia sú na sebe nezávislé. Považujem to za významné realizačné riziko a tiež budú problémy s udržateľnosťou jednotlivých riešení do budúcnosti. Odporúčanie je realizovať dané riešenia ako samostatné projekty (určite minimálne repozitár/archív, ServiceDesk)

Nie sú uvedené východiská pre rozpočet ani jeho detailnejšia štruktúra, preto je posúdenie reálnosti čísiel problematické. S ohľadom na značnú komplexnosť zámeru, považujem čísla za reálne, možno čiastočne aj podhodnotené. Vo východiskách pre rozpočet mi hlavne chýba napr. odhad rozsahu digitalizovaných dokumentov, spôsob realizácie riešenia vývoj vs. nákup produktu, počty používateľov s dopadmi na licencie jednotlivých riešení, rozsah integrácií a návrh ich technologického riešenia, ...

Tím: OK
Harmonogram: Harmonogram považujem za veľmi ambiciózny s ohľadom na komplexnosť projektu a koordináciu jednotlivých riešení v rámci projektu.
O ďalších oblastiach riadenia projektu je v podkladoch uvedených len minimum informácií.

Projekt primárne rieši režijno-podporné procesy, nerieši strategické ciele v oblasti core procesov (vzdelávanie, veda, výskum, ...). V oblasti režijno-podporných procesov sú dané aktivity zvolené správne a v prípade dosiahnutia cieľov dávajú adekvátnu pridanú hodnotu.

projekt sa týka všetkých súčastí vysokej školy, pričom vysoká škola má viac ako štyri fakulty

kapitálové výdavky sú rozpočtované na debarierizáciu, ale táto je okrajovou témou projektu (VPN prístup), podľa metodiky hodnotenia = 1b

projekt sa nezaoberá zlepšením uplatniteľnosti absolventov vysokej školy na trhu práce, podľa metodiky hodnotenia = 0b

nosnou témou projektu je zvýšenie efektívnosti inštitúcie v jednej konkrétnej oblasti, a po úspešnej implementácií je možné očakávať úsporu, kalkulácia/odhad úspor nie je dostupný a nie je možné ich posúdiť voči nákladom projektu

Väčšina ukazovatelov KPI je nevhodne navrhnutá. Merateľné ukazovatele projektu majú merať dosiahnutie cieľa a nie úspešnosť implementácie nástroja. Napr. Prístup zamestnancov a študentov s obmedzenou mobilitou k univerzitným systémom by mal byť meraný počtom aktivovaných VPN prístupov a tiež početnosťou ich využívania a nie zriadením technologie na prístup, lebo potom sa stane že projekt je síce formálne úspešný ale používa ho málo užívateľov a to len sporadicky.

Projekt je zmysluplný ale jeho nastavenie a vôbec úroveň spracovania projektového zámeru nie je dostatočná na to aby sa na základe takýchto podkladov dala posúdiť uskutočniteľnosť a efektivita jednotlivých riešení.
Pokial nebude k dispozícii detailnejšia špecifikácia projektového zámeru na posúdenie neodporúčam na realizáciu.

Moderné technológie v IKT sú všeobecným cieľom v dlhodobom zámere. Konkrétne aktivity, ktoré sú predmetom projektu, nie sú uvedené v časti dlhodobého zámeru, na ktoré sa projekt odvoláva. Za najpodstatnejšiu časť projektu je možné považovať posun k bezpapierovej univerzite, citovaná časť dlhodobého zámeru takýto cieľ nemá.

Projekt v sebe zahŕňa zmes rôznych činností, a to aj v jednotlivých aktivitách. Ide o pripojenie pracoviska na sieť SANET, vybudovanie repozitáru, vytvorenie VPN klienta. Projekt nedáva tieto činnosti a ciele do konzistentného celku, hoci by to bolo možné, ak by sa projekt zameral na hlavný cieľ (napr. odstránenie papierov si vyžaduje zapojenie všetkých pracovísk). popis aktivít, súčasného a cieľového stavu je príliš všeobecný. V komentároch k indikátorom je viac informácií o fungovaní VPN riešenia ako v samotnej aktivite (úvaha o prístupe na hodiny a semináre zo vzdialeného prístupu, hodnotenie na diaľku a pod.).
Projekt sa vôbec nezaoberá aktivitami ako školenie a podpora užívateľov pri zavádzaní nových technológií, čím je nekomplexný a bez zmeny pracovných postupov zamestnancov sa nemusí nijako prejaviť, keďže naďalej budú pracovať s papierom.

V komentári k rozpočtu nie je nijako uvedené, ako sa k nemu dospelo.

Projekt má ambíciu priniesť systémovú zmenu do fungovania inštitúcie, ale do riadenia projektu nie je zapojené vedenie univerzity, administratíva, jednotivé fakulty. Tým vzniká veľké riziko neakceptovanie vytvoreného riešenia.

Projekt je zmesou rôznych aktivít. Vôbec nie je vysvetlené, prečo je potrebné investovať do pripojenia na SANET pracoviska vo Virte, a čo to prinesie (výsledkom je len pripojenie pracoviska). Odstránenie papieru by mohlo prispieť k modernizácii procesov inštitúcie, ale popis týchto aktivít je veľmi strohý, nie sú identifikované konkrétne agendy ktorých sa to má týkať, súvis s existujúcimi IS ako je AIS, SOFIA a pod. Vybudovanie VPN nie je jasne popísané, do akých systémov a prečo sa má vytvárať prístup danej skupine užívateľov.

Projekt by mal vplyv na chod celej inštitúcie.

Aj keď projekt má zámer sa javiť, že sprístupňuje IS pre vybraných užívateľov z domáceho prostredia, čím odstraňuje bariéry, nejde o odstraňovanie bariér, ale o zástupné riešenie.

nie je predmetom projektu

Projekt má takúto ambíciu, ale ukazovatele, opis projektu a aktivít, vyvolávajú pochybnosti o reálnosti tohto cieľa.

Sú len v polohe je / nie je, neumožňujú posúdiť pridanú hodnotu projektu.

Zaujímavý zámer, nedostatočne rozpracovaný.

Len odcitovaná časť dlhodobého zámeru, vzťah len implicitný, bez uvedenia merateľných ukazovateľov. Súčasný stav tiež slabo opísaný, nekonkrétny.

Aktivity čiastočne spolu súvisia (napr. obnova hardvéru a softvéru a elektronizácia komunikácie a administartívy. Keďže v projekte nie je opísaný súčasný východiskový stav, ťažko sa posudzuje prínos plánovaných aktivít a ich realizovateľnosť vo vymedzenom čase (nie je ani opísané, čo konkrétne sa bude implementovať, iba všeobecná predstava).

Rozpočet je veľmi hrubo kalkulovaný, a teda nedáva možnosť posúdiť efektivitu vynaložených prostriedkov. Bolo by dobré, keby súčasťou predloženej žiadosti bola už konkrétna detailná projektová dokumentácia.

Riadenie projektu je zabezpečené len 3 ľuďmi, čo vzhľadom na rozsah potrebného zapojenia iných kľúčových pracovníkov, ktorí majú profitovať z implementácie považujeme za nedostatočné. Projekt si nevyhnutne vyžaduje aj zapojenie pracovníkov a konečných užívateľov, ktorí budú systémy využívať, aby boli všetky vstupy a výstupy čo najlepšie optimalizované pre ich potreby.

Projekt, ak by bol detailnejšie rozpracovaný, má svoj potenciál pre zlepšenie služieb v rámci univerzity, jednako však je otázna jeho udržateľnosť, keďže IKT a softvérové riešenia pomerne rýchlo starnú (horizont 5+ rokov) a žiadateľ vôbec túto skutočnosť nereflektuje a nepoukazuje na zabezpečenie obnovy v budúcnosti.

Hodnotené podľa orientačnej indikatívnej škály vo výzve s prihliadnutím na špecifiká projektu.

Hodnotené podľa orientačnej indikatívnej škály vo výzve s prihliadnutím na špecifiká projektu.

Hodnotené podľa orientačnej indikatívnej škály vo výzve s prihliadnutím na špecifiká projektu.

Hodnotené podľa orientačnej indikatívnej škály vo výzve s prihliadnutím na špecifiká projektu.

K merateľným ukazovateľom sa vyjadrujem v rámci kritéria "Hodnota projektu".

-